Redução de custos: como eliminar gastos na sua empresa?

A redução de custos está intimamente relacionada à eficiência organizacional. Isso, porque quando se otimiza gastos com telefonia, ativos de TI, internet, energia e água, por exemplo, a empresa se torna mais enxuta e consequentemente mais lucrativa.
Uma gestão eficaz abrange a investigação de fluxos e gastos provenientes de cada setor, para atestar se o consumo de recursos é condizente com os resultados obtidos e almejados. Com esse controle é possível obter uma economia de escala em todos os âmbitos, e realocar capital em áreas que realmente geram valor para o crescimento do negócio.
Veja neste artigo, feito com base na entrevista de Marcelo Leite Furlan — Diretor de Vendas da Spring Telecom, como viabilizar a redução de custos em ações estratégicas, otimizar o consumo de recursos e garantir maior produtividade para as equipes de trabalho!

O que são custos organizacionais?

É de extrema importância identificar quais os custos efetivos de uma organização. Por meio dessa análise é possível definir os parâmetros de precificação dos bens e serviços produzidos e, assim, disponibilizá-los ao mercado de forma competitiva, mas em valores suficientes para cobrir os gastos durante todas as etapas de produção e comercialização.
Muitos gestores confundem o conceito de custos com o de despesas. Ambos são gastos organizacionais, porém um se refere ao que é despendido para a produção de um bem ou serviço enquanto o outro independe desse processo.
Despesas são gastos necessários para o devido funcionamento da empresa, mais relacionados ao aumento de receitas: valores despendidos com estratégias de marketing, pesquisa e desenvolvimento de produtos, aluguéis de espaços publicitários ou na fabricação de brindes e itens promocionais, por exemplo.
Já os custos estão associados à entrega de bens e serviços produzidos para venda, tais como aquisição de matéria-prima, mão de obra operacional, energia elétrica, água, gastos gerais de fabricação, depreciação de máquinas e equipamentos, impostos, consumo de materiais de limpeza, entre outras. Esses custos dividem-se entre:

fixos: independem da quantidade produzida — alugueis de instalações e equipamentos, salários, gastos na contratação de serviços de vigilância e segurança, entre outros;
variáveis: são diretamente relacionados ao volume produzido — contratação de funcionários temporários, comissão de vendas, compra de matéria-prima, gastos com combustível para entregas, telefonia, energia elétrica e água etc.

A correta categorização desses gastos organizacionais tem um papel importante na gestão do negócio e pode ser otimizado por meio de ações que descreveremos a seguir.

Qual a importância da redução de custos para as empresas?

É importante buscar a redução de custos para garantir um controle mais efetivo no desempenho do negócio e a saúde financeira da empresa.
Esse controle não pode ser uma alternativa de caráter emergencial, em meio a crise econômica ou a iminência de uma falência. O processo deve acontecer em âmbito global e de forma permanente, para viabilizar a lucratividade e o crescimento da organização.
Com uma gestão enxuta é possível ter maior visibilidade dos processos e identificar possíveis gargalos e falhas que comprometem a rentabilidade da empresa, como equipamentos obsoletos ou uma infraestrutura que não gera valor para o negócio.
Além disso, em longo prazo a redução de custos implementa uma cultura voltada para a eficiência: toda a equipe se torna mais comprometida com a busca de resultados positivos.
Assim, com o maior controle sobre as contas, posteriormente o capital gasto indevidamente pode ser realocado estrategicamente, como investimento em setores e processos que aumentam as oportunidades de negócio e gerar mais lucro.

Como criar um plano de redução de despesas?

Como falamos, a redução de custos não acontece de um dia para o outro. É um processo que exige planejamento e comprometimento de todos os membros da equipe. Por isso, veja quais são as fases dessa mudança a seguir.

Faça um diagnóstico do consumo da empresa

Antes de apontarmos exemplos de redução de custos nas empresas, é preciso lembrar que todos são efetivados, após uma longa análise, para que não sejam cortados recursos que comprometam a produtividade ou interfiram no crescimento do negócio.
Por isso, é muito importante diagnosticar quais setores, elementos e recursos devem ser otimizados. Isso pode ser realizado por meio do mapeamento de processos, que permite detectar gargalos, atrasos e desperdícios que podem ser combatidos e ainda, quais custos organizacionais têm a oportunidade de serem melhorados.

Treine e conscientize seus colaboradores

A habilidade humana é um dos grandes diferenciais de uma empresa. Apesar disso, a mão de obra é um dos elementos que mais onera o fluxo de caixa, tanto pelo alto custo de manutenção quanto pelos prejuízos que causam quando o ambiente organizacional não é motivador.
A motivação profissional reduz índices de turnover — rotatividade de funcionários, fato que gera altos custos para as empresas, principalmente com passivos trabalhistas, mas, muitos empreendedores não se dão conta de que um ambiente de trabalho harmonioso e com possibilidade de crescimento ajuda na redução de custos por meio de:

feedbacks que apontam gargalos, desperdícios e falhas em processos que, muitas vezes, gestores não conseguem identificar com KPIs (Key Performance Indicator);
consciência no uso de recursos, matéria-prima e itens de consumo, tanto em âmbito administrativo quanto produtivo;
menor gasto com contratação e demissão de novos colaboradores;
desenvolvimento de habilidades, aptidões e métodos que aumentam a eficiência produtiva, entre outros.

A empresa deve disponibilizar treinamentos, workshops e cursos para aumentar essa capacidade e favorecer um ambiente inovador e motivacional. Além disso, estabelecer metas de economia e redução de custos com premiação para aqueles que se destacarem quando os objetivos forem conquistados.

Crie KPIs para avaliar resultados

Criar um planejamento efetivo e mudar a cultura organizacional nunca será eficiente se os gestores não estabelecerem métricas para avaliar se os resultados almejados foram alcançados.
É preciso criar KPIs adequados e um dos melhores métodos é o SMART: Specific, Measurable, Attainable, Realistic e Time-bound — ou seja, os indicadores devem ser específicos, mensuráveis, possíveis, realistas e ter um prazo. Esse último elemento, precisa de dedicação especial, já que é necessária a reavaliação dos resultados a cada período, que tem que ser predeterminado.
A coleta de dados é um fator decisivo nesse processo e precisa acontecer de forma irrestrita. A partir da análise dos resultados é possível desenhar novas estratégias, cada vez mais acertadas, para viabilizar resultados mais rápidos.

Quais as formas de economizar e reduzir custos na empresa?

Selecionamos alguns elementos organizacionais que merecem maior atenção nessa jornada de redução de custos. Confira.

Telefonia

O primeiro ponto na gestão de telecom é a gestão de contratos. É preciso avaliar, dentre os termos do serviço, se o valor cobrado é condizente com a qualidade ofertada ou se o plano está adequado ao perfil do usuário.
O segundo é a auditoria das contas. Normalmente as operadoras cobram valores erroneamente, podem ser serviços adicionados sem a autorização dos clientes ou tarifas cobradas de forma diferente do combinado, por exemplo.
Se as tarifas não forem boas ou se o prazo do contrato estiver próximo ao vencimento, talvez seja preciso negociar com a operadora ou com outras, caso apresentem melhor custo-benefício para a empresa.
Outras vezes, os membros das equipes se tornam ociosos em função das ligações pessoais feitas pela rede de telefones corporativos. Isso também precisa ser combatido para não interferir na produtividade geral.
Muitos gestores deixam de lado essa possibilidade de redução de custos, em sua maioria, pelo tempo demandado para negociação e falta de disponibilidade para se dedicar à tarefa.
Com isso, deixam de avaliar se as contas são pagas nos dias certos ou com atraso, o que gera juros e multas, despesas acessórias que poderiam ser evitadas com um pouco de organização.
Além disso, correm o risco de terem suas linhas de contato com os clientes cortadas a qualquer momento, limitando assim, a qualidade do atendimento devido à indisponibilidade para a manutenção da comunicação.
Ao contratar uma empresa especializada, uma equipe devidamente qualificada e treinada pode observar esses detalhes de SLA (Service Level Agreement) e de organização. Verificar, por exemplo, se a conta tem serviços cobrados erroneamente, contestar esses valores ou buscar otimização do plano contratado.
Com a terceirização, os profissionais que gastariam tempo para entrar em contato com a prestadora de serviços de telecom podem se dedicar melhor às funções relativas ao seu cargo, se tornando mais produtivos e eficientes.

Internet

É preciso analisar ainda as necessidades da velocidade de Internet, com planos que atendem toda a demanda da rede corporativa para não onerar a produtividade dos funcionários.
Essa capacidade de atendimento deve ser estudada junto aos vários provedores de serviço do mercado, preferencialmente os que disponibilizam planos corporativos, que são opções mais econômicas para o uso de mais pessoas.
A tecnologia também pode ser utilizada em favor da redução de custos: a empresa pode optar ligações realizadas por meio de aplicativos e plataformas digitais, Skype, WhatsApp ou Viber, por exemplo, desde que as opções não onerem o custo da Internet.

Ativos de TI

Muitas empresas deixam de investir em ativos de TI mais avançados por medo de imobilizar um capital com retorno em longo prazo. Acontece que a digitalização de processos e a automação já não são mais opções para aumento de produtividade e redução de custos.
Investir em ativos de TI com capacidade de otimizar as ações organizacionais, padronizar atividades, agilizar processos e garantir mais precisão nos resultados é questão de sobrevivência.
Por isso, é de extrema necessidade optar por hardwares e softwares capazes de suprir a demanda corporativa nesse novo contexto: sistemas de gestão organizacional, análise de dados, máquinas e equipamentos inovadores, Inteligência Artificial e machine learning para viabilizar o advento da Internet das Coisas nas empresas é apenas o começo.

Água e energia elétrica

O consumo consciente nas empresas também é uma questão que precisa ser pensada e colocada em prática, tanto para viabilizar a redução de custos, como também, para tornar o crescimento do negócio sustentável.
A energia elétrica é um recurso em sua maioria obtido em detrimento da sustentabilidade ambiental, por isso é preciso considerar a otimização do seu uso. Para garantir a redução de custos e o uso consciente, a empresa deve começar com a criação de palestras de conscientização dos seus principais usuários: os colaboradores.
Além disso, é preciso estudar formas otimizadas de consumo e a mudança da infraestrutura para garantir essa economia em escala: troca de lâmpadas incandescentes por LED, automação do acendimento e desligamento de aparelhos e uso mínimo da iluminação artificial, entre outras medidas.
Quanto à água, como um recurso limitado e com possibilidade de reúso, vale estudar métodos de aproveitamento da água da chuva nas descargas de banheiros e para a limpeza da empresa, por exemplo.
São medidas simples que alcançam grandes efeitos na economia dos gastos e na responsabilidade ambiental da empresa, especialmente para melhorar a imagem transmitida para seu mercado consumidor.

Impressão

Gastos com impressão também oneram muito o fluxo de caixa nas empresas. Assim como recursos como energia elétrica e água e os custos de telefonia, os colaboradores são os principais responsáveis por esses custos, que podem ser reduzidos por meio de ações como a terceirização.
A digitalização de documentos também é uma forma de reduzir a necessidade de espaço para armazenamento de papéis e de impressão. Já existe um projeto de lei que autoriza a eliminação de documentos físicos, desde que seja atestada sua legitimidade e integridade por meio de certificados digitais.
As ferramentas colaborativas de armazenamento e edição de documentos, como o Google Drive, Dropbox ou OneDrive são imprescindíveis em âmbito corporativo, tanto para viabilizar essa redução de custos de impressão quanto também para garantir maior produtividade.
Os custos organizacionais influenciam diretamente na decisão de vender produtos e serviços a determinado preço e, consequentemente, afetam o volume de vendas e a lucratividade da empresa.
Quando a companhia consegue efetivar uma redução de custos considerável, pode ter um preço mais competitivo e se tornar líder de vendas no mercado.
Nesse cenário, a Spring Telecom oferece uma equipe de suporte que auxilia nossos clientes nesse objetivo. Empresas com problemas da gestão de contratos, demanda de auditorias mais efetivas nos serviços de telecom e de recursos imprescindíveis para o funcionamento do negócio, como energia e água, podem contar com profissionais altamente especializados, acostumados a identificar gargalos e resolvê-los de forma efetiva.
Somos especializados em redução de custos para empresas e com grande autoridade no mercado. Temos atendimento personalizado, entregamos soluções para que os profissionais e gestores das empresas que nos contratam possam se dedicar ao core business do seu negócio e não em resoluções de problemas.
Nossos clientes conseguem ganhar produtividade e alcançar a redução de custos em vários setores, avaliar seus gastos e o que pode ser otimizado para garantir a máxima eficiência.
Quer saber como podemos ajudar sua empresa com redução de custo de telecom, internet, ativos de TI, água e energia, entre outros? Então entre em contato conosco e conheça todas nossas soluções!
Para saber mais, entre em contato e agende uma conversa com nossos especialistas.

Redução de custos: como eliminar gastos na sua empresa?

O que são custos organizacionais?

Qual a importância da redução de custos para as empresas?

Como criar um plano de redução de despesas?