Home Office: a sua empresa está preparada?

A pandemia de Covid-19 fez com que as empresas tomassem medidas em um curto prazo para adaptar-se à esta nova realidade, uma delas foi repensar sobre as suas operações para oferecer a possibilidade do trabalho remoto, o home office.

O que antes parecia ser uma condição passageira passou a ser uma alternativa que veio para ficar, isto porque ela se tornou benéfica em alguns quesitos para ambos os lados, como por exemplo a redução de custos por parte das empresas, que passaram a ter menor investimento com o transporte do colaborador como também com a estrutura física, enquanto isso as pessoas ganham mais qualidade de vida e mais tempo com a família.

Todo esse processo teve que ser acelerado e acabou se tornando parte do cotidiano das pessoas ao redor do mundo, um movimento que ganhou força devido a necessidade do trabalho em tempos de distanciamento social.

- De acordo com dados do IBGE 7,9 milhões de brasileiros estão trabalhando em home office.

É preciso lembrar inclusive que esta modalidade já encontra amparo na lei e está presente no texto da reforma trabalhista, que define o modelo de teletrabalho da seguinte forma:

“prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo” (art. 75-B).”

Mas apesar de conceitos bem definidos, não houve um preparo prévio para essa adaptação e ela ainda precisa de ajustes, afinal, grande parte das empresas estava apoiada em um modelo presencial com escritórios cheios, reuniões e encontros de negócios e é claro a realização das atividades diárias. Para que isso pudesse ser realizado remotamente o recurso tecnológico (principalmente o uso de softwares e dispositivos móveis) passou a ser não só fundamental como inevitável.

O trabalho remoto tem os seus benefícios, como citamos alguns aqui neste artigo, mas com ele também precisamos lidar com novas preocupações, uma vez que o ambiente de trabalho se expandiu para fora dos limites do escritório o compartilhamento de informações e dados, além da produtividade podem ser afetadas.

Diante desses desafios o investimento em tecnologia tem aumentado consideravelmente, mas é preciso pensar em pontos igualmente importantes como: controle, segurança e resultados.

Controle

Mesmo em um modelo que aparentemente parece ser auto regulado o home office não deve ser encarado desta forma e muito menos invalida os direitos e obrigações do trabalhador, entretanto é preciso criar mecanismos para o cumprimento destas obrigações.

Neste sentido se faz importante saber por exemplo se os softwares e dispositivos fornecidos pela empresa estão sendo utilizados nos horários estabelecidos e da forma correta.

Segurança

Um dos grandes medos das empresas é o fato das informações estarem agora circulando fora do ambiente empresarial e com isso o aumento da possibilidade da perda ou roubo de dados sigilosos, que podem comprometer os negócios e até gerar sanções legais.

Essa preocupação se concretiza e ganha novas proporções, por exemplo, com a Lei LGPD (já em vigor) criando a necessidade de estar de acordo com as novas regras no que diz respeito a coleta, uso, tratamento e armazenamento das informações pessoais e de terceiros.

Dessa forma, as companhias devem tomar medidas que garantam a segurança da informação e a proteção dos dados, especialmente quando o trabalho remoto for adotado.

Resultados

Muitas pesquisas apontam que o home office gera um aumento de produtividade dos colaboradores, entretanto essa realidade precisa ser acompanhada da otimização do uso da tecnologia, uma vez que também é preciso lidar com questões como o uso adequado de dispositivos, internet e a conciliação do trabalho com a tarefas domésticas.

A sintonia para que estes 3 pontos funcionem de forma coordenada e eficaz está em buscar soluções integradas de gestão e controle, principalmente sobre o uso da tecnologia. Entre elas podemos destacar o MDM por exemplo, uma ferramenta customizada que permite configurar, gerenciar e monitorar dispositivos remotamente através de uma única console de administração, para aumentar a eficiência do negócio e manter os dados corporativos seguros.

É inegável que o home office veio para ficar, seja em formato integral ou híbrido e a sua empresa precisa estar preparada para assumir esta realidade, oferecendo os meios necessários para aproveitar o máximo dos benefícios gerados por esta nova relação de trabalho.