Guia completo: como fazer gestão de contrato de forma eficiente

Contratos permeiam acordos de prestação de serviços, negociações comerciais ou de caráter trabalhista. Esse tipo de documento é criado com termos que norteiam uma relação entre duas ou mais partes, garante segurança jurídica em transações, mas pode se acumular ao longo do tempo e gerar muitos problemas organizacionais.

A gestão de contratos ajuda a criar relações mais estratégicas com fornecedores, clientes, parceiros de negócio e colaboradores e tem uma grande importância na administração de uma empresa, uma vez que permite manter o controle sobre todas as condições acordadas em inúmeras transações efetivadas.

Imagine contar com o fornecimento de um insumo imprescindível para o seu processo produtivo e o fornecedor do material informar que, a partir daquele momento, não poderá cumprir com as entregas se o preço não aumentar ou se as condições de pagamento forem alteradas? Quais garantias a sua empresa terá nessa situação se não firmou um acordo com SLAs (Service Level Agreements) favoráveis?

Nesse caso, o problema estaria resolvido se a empresa apresentasse um contrato e cobrasse a multa rescisória pelo descumprimento das condições assinaladas no documento. Mas, o que acontece muitas vezes, é que o gestor desconhece os termos ou até o local onde guardou o acordo firmado, dado o grande volume de papéis que lida diariamente em sua rotina operacional.

Além do desgaste com negociações que poderiam ser resolvidas rapidamente, os problemas vão desde prejuízos no controle financeiro da empresa até longos e onerosos processos judiciais. Neste artigo, discutimos a importância da gestão de contratos, como realizá-la e os requisitos fundamentais para promover maior eficiência gerencial. Confira!

O que é a gestão de contratos?

Também conhecido como Contract Lifecycle Management — gerenciamento do ciclo de vida do contrato, a gestão de contratos consiste em manter organizada toda essa documentação da empresa, que começa pelas etapas que descrevemos a seguir.

Levantamento

Para garantir eficácia nesse processo, primeiramente é necessário enumerar todos os stakeholders que ainda exercem alguma influência sobre as operações da empresa ou têm relações que devem ser guiadas por condições específicas.

Crie uma lista com fornecedores (insumos, operadoras de telefonia e internet, concessionárias de energia elétrica e tratamento de água etc.), clientes, prestadores de serviço (advogado, contador, equipe de limpeza, porteiro etc.), parceiros terceirizados (parceiros logísticos, empresa de marketing, empresa de gestão de telecom etc.) que participam das atividades do negócio.

Análise

Após o levantamento de processos e de todos os agentes que participam efetivamente do funcionamento do negócio, será necessário buscar em repositórios ou bancos de dados, os contratos que foram firmados pela empresa, desde o início de suas atividades.

A partir desse momento será preciso analisar individualmente as condições que já estão acordadas, o tempo de vigência dos documentos e quais precisarão ser novamente assinados por não se renovarem automaticamente.

Alguns contratos, com as operadoras de telefonia, por exemplo, podem ser atualizados com uma frequência maior, para contemplar melhores condições e promoções que comumente são disponibilizadas. Com a gestão de contratos isso pode se facilitar, já que é possível verificar exatamente quando o documento não terá mais vigência ou poderá ser renovado sob as novas condições.

Na análise também é preciso reconhecer a autoria dos documentos, quem são as partes que assinaram (ou não) e se o contrato condiz com as normas da empresa, ou seja, respeita a política de relações implementada pelo setor jurídico.

Quais requisitos são importantes na gestão de contratos?

Na gestão de contratos alguns requisitos são imprescindíveis para o sucesso da organização e os resultados esperados com a implementação das novas regras. Veja a seguir.

Uso de tecnologia

É de suma importância manter os documentos acessíveis, mas, ao mesmo tempo, garantir a confidencialidade necessária para um processo tão importante. Além disso, a integridade dos dados também deve ser mantida, para que eles não sejam alterados sem uma autorização prévia.

A organização é outro aspecto que deve ser priorizado: classificar cada documento a partir de critérios predeterminados que facilitem sua busca é um grande diferencial de gestão quando é preciso lidar com um grande volume de papéis.

Para agilizar essa localização e manter todos os requisitos da gestão da informação (integridade, disponibilidade e confidencialidade), é relevante realizar a gestão de contratos por meio de um software apropriado.

A digitalização dos contratos pode ser uma boa maneira de mantê-los íntegros por mais tempo, inibir o acesso a quem não compete a visualização do conteúdo dos documentos e agilizar o acesso quando for preciso buscar uma informação a partir de parâmetros específicos, uma data, por exemplo. Outra vantagem é a geração de relatórios automatizados: o sistema pode ser programado para informar o fim da vigência do documento.

Com assinaturas digitais é possível aumentar a segurança jurídica dos arquivos e isso é uma possibilidade garantida por lei (MP 2.200-2 que eleva a assinatura digital das demais chancelas eletrônicas, por meio do uso do certificado digital como garantia da autenticidade e validade jurídica de documentos digitais).

O contrato digitalizado ou assinado digitalmente também se torna mais seguro que arquivos físicos, uma vez que permanece protegido em hardwares, no data center da empresa ou em uma nuvem pública, protegida por recursos como criptografia, e que ainda, permite backups automáticos para inibir prejuízo com a perda de dados.

Um sistema de gestão de contratos também facilita o envio de alerta aos demais interessados, para renovação contratual, o que automatiza boa parte dos processos que poderiam ser demorados ou burocráticos.

Outra vantagem do uso de tecnologia para a gestão de contratos é a redução do consumo de papel, toners e cartuchos, que denota o compromisso da empresa com questões ambientais e representa uma grande economia com gastos relacionados aos insumos, energia elétrica e locação de impressoras.

Revisão periódica dos termos

Diversas situações que não foram previstas podem ocorrer durante a vigência de um contrato. Dependendo da gravidade, elas tem a capacidade de desequilibrar a relação e trazer inúmeros prejuízos financeiros para, pelo menos, uma das partes.

Se não houver uma sistemática de revisão na gestão de contratos, inevitavelmente esse fato poderá ocorrer. A revisão dos pontos acordados deve ser direcionada, principalmente, para os prazos estipulados: em muitas relações, a legislação prevê um prazo limite para que um direito seja exercido.

Com a expiração desse prazo o direito se extingue, o que não acontece, por exemplo, em contratos com cláusulas de renovação automática. Além disso, existem termos que quando descumpridos rescindem o documento e isso também deve ser revisto para evitar problemas.

Monitoramento do cumprimento de SLAs

As condições de um fornecimento, prestação de serviços ou outro tipo de relação contratual são regidas por SLAs. O nível de acordo de serviço delimita o que se espera da transação, como ela deve ser feita, os prazos para que os termos sejam cumpridos e as obrigações de cada parte caso algum requisito não seja efetivado adequadamente.

Depois de revisar esses termos, é importante determinar KPIs (Key Performance Indicators) para gerar dados que embasarão relatórios periódicos acerca dessa relação.

Quais os benefícios de uma boa gestão de contratos?

Com pressões econômicas e a iminência da Transformação Digital, a manutenção de uma estrutura enxuta é imprescindível para a competitividade da empresa no mercado.

Com a gestão de contratos é possível manter a organização documental, diminuir custos com mão de obra, energia elétrica e compra de insumos de impressão, eliminar desperdícios, aprimorar o fluxo de operações e, consequentemente, o fluxo de caixa da empresa.

Assim é possível ganhar mercado, melhorar o capital de giro e planejar investimentos. Veja essas vantagens detalhadamente a seguir.

Redução de custos

A redução de custos ocorre primeiramente porque os contratos protegem reajustes promovidos por fornecedores de bens e serviços, que poderiam ocorrer de forma indiscriminada se não houvessem cláusulas que protegessem a empresa contratante.

Depois, pode surgir de forma indireta, com a redução de tempo necessário para encontrar um documento (o que, por sua vez, aumenta a produtividade da equipe) ou com a diminuição de gastos com a compra de papel e insumos de impressão.

Outra forma de redução de gastos na empresa com a gestão de contratos acontece com a diminuição de profissionais responsáveis pelo setor, uma vez que o sistema realiza as tarefas relacionadas às rotinas de gestão documental de forma automatizada.

Melhores relações comerciais

O próprio ato de firmar o contrato, além de respaldo jurídico, denota uma vontade de manter relações comerciais mais duradouras. Essa confiança entre vendedor e comprador, contratante e prestador de serviço, gestor e colaborador etc. permite que a empresa ganhe prioridade pelo tempo de relacionamento.

Isso permite negociar melhor os preços, prazos e promoções. Garante qualidade e entregas condizentes com a expectativa inicial da relação. Também serve de norte para outros parceiros de negócio, que veem essa confiabilidade como diferencial da empresa no mercado.

Maior vantagem competitiva

A partir do momento que a empresa estabelece relações mais duradouras, sendo beneficiada com vantagens como a redução de preços e a flexibilidade de prazos, e ainda reduz o seu custo operacional, ganha vantagem competitiva e pode trabalhar com margem de lucro condizente com as expectativas de seus gestores.

Isso cria uma motivação maior para implementar estratégias com retorno financeiro mais palpável, além de garantir que investimentos a longo prazo podem ser implementados com menor margem de risco.

Sendo uma empresa com grande diferencial, outra vantagem é ganhar autoridade para tomar decisões sobre processos de seus parceiros. O gestor pode, por exemplo, exigir exclusividade no fornecimento de uma matéria-prima essencial para manter a sua diferenciação ou como uma estratégia de interferência no consumo do mesmo insumo pelos seus concorrentes.

Controle sobre prazos

O monitoramento dos prazos dos contratos permite que a empresa:

Iniba a extensão tácita do documento, que pode ocorrer de forma automática quando especificado em alguma cláusula, mas que pode ser Inconveniente se a parceira não foi bem-sucedida;
Garanta poder de negociação de novas condições mais benéficas, quando esse prazo estiver próximo do término;
estenda o prazo, mas sob as mesmas condições acordadas anteriormente.
Eficiência operacional

Com um sistema de gestão de contratos é possível consultar de forma irrestrita, dados acerca das relações firmadas e viabilizar melhores decisões amparadas por essas informações. Ao gerenciar adequadamente seus acordos, a empresa passa a demonstrar maior organização, o que, de fato, contribui para a eficácia organizacional.

A produtividade se relaciona com fato de que os colaboradores responsáveis pela gestão documental física ao fazerem uma gestão digital passam a ter mais tempo para se dedicar ao core business da empresa: realizam atividades mais estratégicas que podem agregar mais valor à lucratividade do negócio,

Respaldo jurídico

As operações da empresa, todos os processos e rotinas que compreendem o seu pleno funcionamento poderão ser realizadas sem o receio de que, a qualquer momento, algum problema pode causar longos processos judiciais.

Isso porque, com a gestão de contratos, as partes têm a garantia de que seus direitos e deveres serão cumpridos minuciosamente a partir do que foi especificado, em relação às condições de qualidade do bem ou serviço oferecido, seus prazos, formas de entrega e multas em caso de descumprimento dessas especificações.

Quais são as etapas da gestão de contratos?

Além do levantamento inicial dos contratos já firmados pela empresa, sua análise minuciosa e a digitalização de seu conteúdo, devem ser incluídas como rotina do Contract Lifecycle Management o desenvolvimento de novos documentos. Para isso, descrevemos a seguir, as etapas da gestão de contratos que compreendem essa segunda perspectiva.

Elaboração do contrato

O primeiro estágio dessa gestão de contratos é a preparação do documento, em que são identificadas as necessidades e o risco da relação, além de delimitadas as expectativas de todas as partes.

Para minimizar esses riscos, é preciso pensar em métodos de proteger o negócio, financeiramente e em relação a outros aspectos relevantes. A elaboração do contrato consiste na redação de uma minuta ou rascunho e nessa etapa é imprescindível auxílio advocatício.

Se essa não é uma possibilidade para a sua empresa, adote modelos confiáveis, de procedência conhecida, oriundos da Internet. O embasamento jurídico sempre deve estar presente nos documentos, para evitar brechas e ambiguidades nas cláusulas.

Ao finalizar a redação das primeiras condições, as partes devem receber uma cópia do documento para consulta, a fim de ler atentamente e buscar o consenso na próxima etapa.

Negociação das condições

Nessa fase, as partes buscam se encontrar, ainda que de forma remota, após o estudo inicial da primeira versão do contrato, disponibilizada para consulta. Nesse estágio ainda pode-se alterar o documento, desde que a outra parte esteja ciente e concorde com essa mudança.

Essa conversa deve ser pautada pela confiança e transparência, e o processo pode demorar dias e até meses para ser concluído. Tentar suprir às necessidades do outro, para que a relação seja balanceada, também é uma forma de demonstrar empatia e cria uma base mais sólida para a relação corporativa.

Nessa etapa também pode ser interessante contar com um bom negociador, que conheça bem as condições financeiras e os processos do negócio para discutir os requisitos mais vantajosos para a empresa. Existem plataformas de gestão que disponibilizam esse serviço.

A colaboração é imprescindível nessa etapa, o volume de conversas pode ser significativo para o sucesso do acordo e as mudanças devem ser discutidas com calma e respeito. Com empenho é possível superar essa fase cansativa com maior rapidez e chegar em um consenso proveitoso para ambas as partes.

Aprovação do contrato pelas partes

A aprovação acontece com o fim das negociações e o início do acordo entre as partes. Empresas de grande porte passam ainda por procedimentos de auditoria, assinatura de todos os membros do conselho ou outras fases estabelecidas pela política da corporação que respeitem a decisão de todo o quadro gerencial.

Com um sistema integrado de gestão de contratos, é possível configurar o envio de cópias para aprovação dos profissionais responsáveis pelo processo em questão. Na compra de insumos, por exemplo, o responsável pelo setor de compras receber o contrato com o quadro gerencial da empresa de forma automática.

A assinatura também faz parte dessa fase e, como citado, pode ser feita de forma digital, por meio de certificados e protocolos validados por órgãos responsáveis. Isso garante que o acordo será firmado rapidamente, mesmo que as partes estejam em locais geograficamente distantes.

Além disso, garante mais confiabilidade e inibe a necessidade de reconhecimento em cartório, que pode ser um processo bem oneroso quando ocorre com muita frequência.

Com a sinalização das partes após a assinatura, o contrato pode ser finalmente arquivado conforme classificação predeterminada no sistema de gestão escolhido pela empresa. Isso acontece após a verificação das condições da versão final: é preciso conferir se nenhuma cláusula foi alterada para a recolha da assinatura digital.

Cumprimento dos direitos e obrigações

Também chamada de fase de execução, nessa etapa são estabelecidos os requisitos para o cumprimento de direitos e obrigações contratuais. Para garantir o cumprimento de todas as cláusulas e monitorar os resultados a partir do que foi negociado (SLAs), a empresa pode estabelecer KPIs e gerenciar essa fase a partir dos seguintes questionamentos:

Quais os objetivos do contrato?
Por que o resultado almejado é importante?
Como é possível mensurar o avanço desse objetivo?
Qual o período para alcançar esse patamar?
Como controlar o cronograma estabelecido?
Como serão feitas as vistorias ou medições?
Como o objetivo será remunerado?

Os KPIs mais comuns para a gestão de contrato são:

duração do ciclo de vida do contrato;
valor anual do contrato;
atrasos registrados;
compliance em relação à segurança dos dados;
índice de conformidade com o padrão da empresa;
custos de elaboração;
SLAs;
índice de satisfação;
valor médio dos contratos;
contratos por status.
Revisões periódicas e aditivos contratuais

Eventualmente, pode ocorrer a necessidade de aditivos contratuais e revisões que mantenham as condições benéficas para as partes. Essa etapa de acompanhamento do contrato é importante porque nenhum processo ou objetivo deve ficar estagnado, pelo contrário, contratos também devem ser escaláveis e adaptáveis ao crescimento do negócio.

Em um sistema de gestão de contratos essa etapa também é facilitada, uma vez que possibilita consultar com mais agilidade as cláusulas que devem ser alteradas ou as condições que precisam ser revistas, a assinatura digital é simultânea e as negociações podem ser feitas remotamente.

Essa etapa também contempla o controle de prazos, para que o principal interessado saiba o momento certo de propor uma nova negociação ou o cancelamento do documento.

Encerramento

O encerramento do acordo também faz parte da gestão do ciclo de vida dos contratos firmados pela empresa. Nessa fase finda o período de renovação do documento, caso ele não seja feito automaticamente, caso não haja pendências de direitos e obrigações.

A renovação automática de contratos pode não ser uma boa opção quando não se conhece mais profundamente a outra parte. Isso porque, eventualmente, podem ocorrer problemas que interfiram na decisão de renovação e, consequentemente, causar um mal-estar entre os interessados.

O mais indicado é que haja um prazo de vigência para que a rescisão contratual aconteça invariavelmente. Nessa etapa, as partes avaliam por meio de relatórios e dos resultados dos indicadores escolhidos para a análise, se as condições foram realmente cumpridas.

Se for de interesse mútuo, um novo contrato pode ser redigido para a renovação do acordo que estabelece a relação corporativa entre as partes, e a manutenção das condições deve ser discutida quanto antes, ainda nesse processo de encerramento.

Como fazer uma gestão de contratos realmente eficiente?

Resumidamente, uma gestão de contratos eficiente compreende:

especificação dos produtos ou serviços que serão fornecidos/contratados, ou adquiridos;
definição das responsabilidades das partes;
criação de indicadores para o monitoramento dos resultados;
revisão periódica das condições acordadas;
definição de prioridades nas entregas que serão efetivadas;
delimitação dos prazos para cumprimentos de termos / entregas periódicas / encerramento do contrato.

É importante lembrar que todo contrato precisa ter uma cópia distribuída para as partes com a assinatura autenticada, ter anexado documentos que comprovem as informações compartilhadas com a devida citação em cláusula e autenticação e, ainda, incluir alterações ou qualquer extensão.

A gestão de contratos, quando bem executada, reduz custos, minimiza o tempo que seria gasto em processos analógicos e reduz a ocorrência de erros, informações duplicadas ou documentos sem assinatura. Além disso, inviabiliza relações que porventura seriam efetivadas sem a devida assinatura dos termos, o descumprimento das condições e a alteração do seu conteúdo sem autorização prévia.
Veja agora, como manter uma gestão de recursos de TI condizente com as mudanças que você deseja implementar a partir da sua gestão de contratos.