Escolher o plano telefônico empresarial exige mais cuidado do que se imagina. Muitos gestores observam apenas os valores dos serviços ofertados e optam pelo preço mais em conta. Apesar de alguns valores de planos serem mais atrativos que outros, é preciso considerar várias questões, como o consumo de telecom, antes de finalizar um contrato com as operadoras de telefonia.
O padrão de consumo telefônico, que delimita o perfil da empresa, é o que deve guiar a contratação dos serviços de telecom. Suas mudanças também devem ser acompanhadas constantemente para que a empresa gaste exatamente o que foi proposto na assinatura do contrato.
Neste artigo, ensinamos como escolher o melhor plano de telefonia para o perfil da sua empresa e como reduzir o consumo com telecom para aumentar a eficiência da sua gestão. Confira!
Qualquer empresa que busca manter sua competitividade e a sobrevivência em um momento de crise deve ter como objetivo a redução de gastos. Esse é um dos maiores anseios dos gestores na atualidade e os custos com telefonia estão entre os que mais oneram o fluxo de caixa nos negócios.
Mas, para otimizar o consumo de telecom é preciso reavaliar os processos em todas os setores, identificar falhas e delimitar um perfil de consumo, pois assim é possível cortar custos excedentes.
Como resultado, além da empresa enxugar os valores que seriam pagos desnecessariamente, passa a ter mais capital para investir em áreas que agregam valor para a sua lucratividade, como o de pesquisa e desenvolvimento de novos produtos. Com isso, promove seu crescimento e se torna mais competitiva.
Além disso, ao participarem de um esforço coletivo para a redução de custos, os colaboradores se tornam mais engajados e comprometidos com os resultados, pois entendem que a eficiência da empresa está condicionada às suas ações no ambiente organizacional.
A empresa então, passa a equilibrar seus custos fixos a produtividade operacional. No entanto, esses cortes não podem ser aleatórios, pois podem comprometer a capacidade de comunicação entre seus diversos setores, clientes e parceiros.
Nesse contexto, é de extrema importância entender o negócio, compreender os motivos da redução, negociar melhores condições nos contratos e cortar gastos supérfluos que atrapalham a gestão eficiente de telecom. Acompanhe nossas dicas a seguir.
Antes de trocar seu plano é preciso entender as condições oferecidas. São basicamente dois serviços ofertados pelas operadoras: pacote de dados e minutos em ligações. O pacote de dados está relacionado ao acesso à internet e costuma ter uma quantidade de dados comercializada em gigas, 1 GB, 5 GB ou 10 GB, por exemplo.
Já os pacotes de minutos incluem um tempo predeterminado para efetuar ligações. Esses minutos podem ser válidos apenas para ligações locais para telefones fixos e celulares da mesma operadora ou para qualquer tipo de ligação local. Existe também o plano telefônico empresarial, que conta com ligações ilimitadas locais ou inclui chamadas de longa distância.
Para melhorar o plano de telefonia corporativo é preciso ficar atento a esses pontos: verificar a condição ideal para o perfil de uso da sua empresa, a quantidade de minutos ou dados ofertada pelo valor pago, a cobertura da operadora e taxas extras que eventualmente podem ser cobradas nas faturas de forma indevida.
Quando falamos em melhorar o plano telefônico empresarial conforme o padrão de consumo em telecom devemos pensar em ajustar os serviços contratados de acordo com a utilização e pagar um valor mais justo por eles. Veja algumas dicas a seguir.
Mapeie os processos da sua empresa antes de contratar um plano de telefonia. Apesar de o valor ser importante, antes de mais nada, é preciso verificar a quantidade contratada dos serviços de dados e minutos.
Primeiramente, faça um inventário com todas as soluções e aparelhos que compõe sua infraestrutura de TIC e que se relacionam ao setor. Depois, avalie a demanda para cada situação: vendedores externos, setor de atendimento, equipe de pós-venda, por exemplo.
Estude qual o volume de ligações ou acesso à internet é necessário para um desempenho eficiente, que seja suficiente para não inibir a produtividade da equipe. Se o padrão de consumo de cada telefone é em média 3 GB por mês, 50 minutos de ligações locais para fixo e 100 minutos locais para celular, o plano deve oferecer algo similar.
Nesse caso o ideal é ter um plano que já inclua o pacote de dados e minutos em ligações tanto para telefones fixos quanto para celulares, para que esse controle não seja necessário posteriormente.
Para ter muitas opções de planos, o melhor é olhar o que as operadoras oferecem e, nesse caso, vale a pena comparar mais de uma prestadora de serviços.
Pacotes similares podem ter valores bem diferentes e quando se analisa de forma aprofundada é possível observar que os serviços também podem ser bem diferenciados. Por exemplo, uma operadora oferece por R$ 69,90 ao mês a linha e disponibiliza 6 GB de internet, ligações ilimitadas para telefones da mesma operadora (inclusive longa distância), 400 minutos locais para outras operadoras, 100 minutos longa distância para outras operadoras e SMS a vontade.
Como comparação, podemos analisar o pacote de serviços de outra operadora, que disponibiliza 6 GB de internet, ligações ilimitadas para fixo e móvel de qualquer operadora (inclusive longa distância) e SMS ilimitado por R$ 89,99 por mês.
Na segunda situação o valor é um pouco mais alto, porém, as ligações são ilimitadas. Se a empresa identificar a necessidade de fazer muitas ligações em seu padrão de consumo, essa diferença pode ser compensada, já que a empresa não estará sujeita à cobrança de custos excedentes e ainda pode economizar tempo e/ou mão de obra responsável pelo controle do uso da linha.
Existe ainda, um plano telefônico empresarial que inclui valores reduzidos para o uso de serviços em roaming, no caso de os colaboradores viajarem com maior frequência, e esse ponto também deve ser considerado.
Os planos mais flexíveis são os que não restringem o usuário, por exemplo, as ligações podem ser feitas para qualquer operadora, mesmo locais ou de longa distância. Isso permite que a empresa adapte o uso pelo seu padrão de consumo, pois, por mais que haja uma média de utilização, nem sempre ela é para o mesmo tipo de ligação.
Os profissionais que compõe o quadro de funcionários também precisam ter acesso aos relatórios de uso das linhas telefônicas. Com isso, é possível criar um compromisso com a produtividade e a utilização restrita para fins corporativos.
Essa consciência só é possível quando o colaborador participa ativamente dessa política de redução de custos e entende o seu papel nos resultados. Premie colaboradores mais comprometidos para incentivar pelo exemplo e evite punir aqueles que precisaram utilizar a linha para questões pessoais, desde que isso não seja frequente.
O consumo tende a sofrer alterações com o tempo e isso muitas vezes está relacionado com a estratégia de negócios. Reveja periodicamente se o plano telefônico empresarial atende adequadamente às novas necessidades, ou seja, se é escalável para acompanhar esse crescimento. Assim, a empresa pode atender sua demanda sem gastar muito, principalmente com a adesão a novos contratos.
Para melhorar o plano telefônico empresarial é preciso estar atento às opções do mercado e ao padrão de consumo telecom da sua empresa. Quanto mais o gestor souber sobre os serviços que são utilizados e como eles funcionam, mais fácil será acertar na escolha da operadora e do plano ideal.
Agora, antes de aderir a um novo plano telefônico empresarial: cuidado! O contrato de telefonia pode esconder armadilhas. Aproveite para aprender um pouco mais sobre isso.
Ficou alguma dúvida?
Entre em contaro e fale com um de nossos consultores. Estamos preparados para te atender.
Falar com um consultor