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money down the drain

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Saiba como eliminar desperdício de recursos na gestão da sua telefonia

Quando se fala de redução de recursos na gestão de telecom logo se imagina cortar os telefones, ficar sem internet e sem recursos para trabalhar. Mas, a ideia é apenas evitar o desperdício, ou seja, não esbanjar ou gastar com algo que não tem utilidade.
A redução de recursos na gestão de telecom vai muito além de diminuir despesas, ela visa utilizar o que se tem de forma inteligente. As linhas telefônicas, sejam fixas ou móveis podem ser melhores aproveitadas quando se faz a utilização consciente e se implementa políticas de uso.
Na realidade existem diferentes maneiras de evitar o desperdício sem que isso impacte de forma negativa na empresa.

Ao que ficar atento na redução de recursos na gestão de telecom

Estratégias simples e a observação do que se tem à disposição são as armas para diminuir o desperdício.

Organizar inventário

Para começar a identificar o desperdício é preciso saber o que se tem para somente então saber onde ele está ocorrendo. A organização e gestão do inventário é a primeira etapa para que esse processo dê certo.
Faça um levantamento das linhas que a empresa possui, quais são utilizadas e quais geram maiores gastos. Desligue as que estão sem uso ou que possuem pouco e podem ser transferidas para outras.
Veja também a quantidade de aparelhos móveis parados que estejam gerando algum custo. A regra é que tudo que esteja sem uso seja desligado para ajudar na redução de recursos na gestão de telecom.

Regulamentar uso

Se não existe um regulamento de uso, os colaboradores acham que podem usar os serviços de telecom como bem entenderem, inclusive para fins pessoais. Mas, se houver políticas de uso bem definidas, falando o que pode e quais as consequências para quem descumpri-las, em pouco tempo a redução de custos ocorre.
Quanto mais detalhada for essa política, gerará menos dúvidas e consequentemente o seu uso será correto.

Usar diferentes operadoras

A estratégia de usar operadoras diferente é uma maneira de conseguir a redução de recursos na gestão de telecom, porém, só tem efeito se for usada de maneira correta.
Algumas operadoras adotam a estratégia de que as ligações realizadas entre telefones dessa mesma empresa tenham um custo menor.  Isso é ótimo se a sua empresa trabalha com uma única operadora e as ligações ocorrem somente entre esses telefones.
Porém, se é utilizada mais de uma operadora é preciso ficar atento para que não sejam realizadas ligações entre elas, pois isso eleva os custos. Se deve utilizar apenas uma operadora ou então implementar uma política que de alguma forma restrinja alguns tipos de ligações.

Comprar aparelhos sob medida

A compra dos aparelhos também pode gerar um desperdício enorme. Existem muitos modelos no mercado e que oferecem soluções semelhantes, mas com preços bem diferentes. Não se deve comprar o aparelho mais caro, mas o que tenha um bom custo-benefício e que atenda às necessidades dos profissionais.
Uma outra maneira de ajudar na redução de recursos na gestão de telecom é contando com uma empresa que garanta a recompra dos aparelhos. Dessa forma sempre que os equipamentos forem substituídos se terá a certeza de que todo o valor investido não será perdido e que parte dele poderá ser usado na aquisição de novos telefones.

Avaliar o que as outras operadoras oferecem

Já pensou em quanto planos de telefone e internet existem? São muitos e constantemente as operadoras lançam novos. Por mais que a sua empresa já esteja habituada com determinado plano de uma operadora a revisão dos produtos disponíveis no mercado deve ser frequente.
Isso não significa que você deva trocar de operadora sempre, muitas vezes somente a alteração do plano permite um melhor ajuste ao consumo dos serviços de telecom. Porém, se verificar que a oferta do concorrente atende melhor as necessidades, vale a pena analisar a substituição.

Ter relatórios de acompanhamento

O acompanhamento do uso deve ser constante, isso porque se não houver um monitoramento, em pouco tempo o gasto pode subir. Alterações nos números permitem identificar se as mudanças foram causadas por má utilização dos serviços ou por uma necessidade da organização.
Esse monitoramento também auxilia na redução de recursos na gestão de telecom principalmente quando há diferentes centros de custos. Dessa forma se identifica mais facilmente quais são os principais ofensores e se consegue eliminá-los mais facilmente.
A redução de recursos na gestão de telecom deve ser feita de forma estratégica, visando não apenas reduzir valores, mas otimizar o uso do que se tem. Portanto, o monitoramento deve ser constante para que os objetivos sejam alcançados.
Aproveite para saber mais sobre o assunto lendo o artigo Redução de custos em telefonia: como descobrir gargalos.

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