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Guia completo para fazer um controle financeiro empresarial

O planejamento é fundamental em qualquer modelo de negócio. Com um controle financeiro empresarial eficiente é possível manter um fluxo de caixa saudável, capaz de cobrir todas as obrigações financeiras, e ainda investir em novas oportunidades, para crescer no mercado.
Apesar dessa importância, muitos gestores ainda mantêm rotinas manuais de controle. Essa burocracia interfere na eficiência e compromete a precisão da análise dos resultados. Em um contexto altamente competitivo, o monitoramento de dados é imprescindível para tomar decisões mais acertadas.
Mesmo com um controle financeiro efetivo e um caixa saudável, alguns gestores também deixam de aplicar seus dividendos e colocam todo o seu esforço a perder.
Gestões bem sucedidas abrangem a redução de custos em telefonia e no setor operacional, embasam decisões a partir da análise de informações e têm gestores com capacidade de enxergar oportunidades de investimento.
Entenda então, neste artigo, como é possível fazer um controle financeiro empresarial eficiente, por meio de ações simples, com ajuda da tecnologia e apoio profissional.

O conceito de planejamento financeiro

Quando uma empresa se propõe a operar num mercado tão competitivo, além de oferecer produtos ou serviços de qualidade, capazes de atender aos anseios de consumo dos seus clientes, deve gerar receita suficiente para manter os processos operacionais em pleno funcionamento e lucro para justificar sua existência.
As preocupações são muitas e a busca por eficiência sempre é justificada pela necessidade de cumprir com os prazos e valores dos boletos. São custos de produção, impostos, taxas, folha de pagamento, aluguéis, contas de consumo e outros gastos que muitas vezes consomem o capital da empresa e o sossego dos empreendedores.
O planejamento financeiro mantém a saúde do fluxo de caixa, de modo que as contas podem ser pagas em dia, a atividade gera lucro e o negócio cresce e se torna sustentável.
Com a análise de dados financeiros, o gestor tem capacidade de tomar decisões acertadas para manter as operações em pleno funcionamento, pode enxergar com mais facilidade o que pode ser otimizado e evitar problemas futuros.
Além disso, previsões criadas a partir de relatórios financeiros permitem que o gestor antecipe cenários para realizar investimentos estratégicos, desenvolver novos produtos ou readequar processos.
Dessa forma, o controle financeiro empresarial compreende algumas rotinas, como a listagem e categorização de custos, registros de todas as operações e delimitação das características dos relatórios que devem ser efetivadas para manter a eficácia dos dados que serão analisados.
Por exemplo, por meio da análise dos custos das mercadorias vendidas e do giro de estoque é possível identificar quais produtos podem ser produzidos em maior volume ou ter a sua venda potencializada para aumentar a lucratividade do negócio.
Com planejamento, o gestor pode negociar melhor as condições de compra de matérias-primas, prazos e preços, para aumentar seu capital de giro em curto prazo e superar dificuldades, como a redução momentânea das vendas.
Além disso, pode monitorar melhor gastos com contas de consumo, como custos de telefonia, para alocar os valores que seriam gastos com o pagamento dessas contas em áreas mais estratégicas para a empresa. A redução dos custos operacionais também permite que a empresa melhore seus preços no mercado e se torne um negócio mais competitivo.

As principais práticas para garantir o controle financeiro empresarial

Agora que você conhece o conceito de planejamento financeiro, veja quais são as práticas mais eficazes para garantir um bom controle desse ponto.

Controle seu caixa

O controle financeiro empresarial invariavelmente começa pelo fluxo de caixa. Quando se monitora as entradas e saídas mais de perto, cria-se uma rotina de análise: o gestor consegue identificar facilmente gargalos e problemas que minam a lucratividade da empresa e potencialidades que podem aumentar seu faturamento.
Para que essa avaliação seja mais completa, faça uma apuração da margem de lucro, custos fixos, despesas operacionais e receita de vendas (ou prestação de serviços) em um período específico. Ao final do prazo predeterminado, os valores podem ser comparados ou armazenados para embasar séries históricas.
Com a apuração das receitas, por exemplo, o gestor consegue observar meses de baixa ou ocorrências sazonais para reduzir a sua produção ou aquisição de matéria-prima para o processo produtivo por todo esse período.

Registre todas as operações

Esse fluxo de caixa deve contemplar qualquer tipo de gasto, inclusive aqueles que não estão relacionados aos processos produtivos da empresa, como materiais de escritório. Além disso, outros registros financeiros também são importantes, como a transferência entre contas corporativas, ou retirada de pró-labore.
Um dos erros mais comuns dos empresários é misturar contas pessoais com as contas da empresa: jamais pague uma conta de energia elétrica da sua casa pelo aplicativo da sua conta PJ!
Crie o costume de guardar notas de compra ou de anotar gastos rotineiros, pois, ainda que seus valores sejam aparentemente insignificantes, quando totalizados, o montante pode ser a diferença do seu fechamento de caixa no final do período de apuração.
Também conscientize todos os profissionais que compõem a equipe financeira, para criarem esse hábito de anotar as saídas do caixa. Mesmo que os processos sejam mais digitais com o passar do tempo, algumas rotinas ainda não serão totalmente digitalizadas em curto prazo.
Registre ainda todas as contas a pagar, o controle evita que sejam perdidos prazos e vencimentos das contas de consumo e boletos de fornecedores. Para tal, utilize um sistema de gestão automatizado, que integre esses dados e realize a organização da informação de forma automática e em tempo real.

Categorize os seus gastos

A categorização dos gastos, inclusive para lançamento no sistema de gestão, permite que o gestor controle melhor cada centro de custo de forma individual. Algumas pessoas adotam o modelo de um DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) para padronizar essa classificação.
Por exemplo, no sistema da empresa, crie centros de custo para separar despesas fixas de despesas variáveis, estruture a classificação conforme a origem do gasto: pessoais, com funcionários, impostos, com a aquisição de mercadorias, pagamento de serviços (contador, terceirizados) etc.
Quanto mais categorias forem criadas, mais completo ficará o cadastro e maior será a possibilidade de precisão da apuração.

Tenha uma reserva de emergência

O fundo de reserva ficará disponível em casos emergenciais, manutenções corretivas de máquinas e equipamentos, necessidade de atualização de ativos de TI, para pagamento de taxas adicionais, passivos trabalhistas, pagamento de férias e décimo terceiro salário dos funcionários.
Para minimizar o impacto dessas ocorrências no fluxo de caixa, separe um valor fixo mensal e deposite-o em uma conta bancária à parte, mas mantenha o controle financeiro para não descontrolar o que a empresa tem disponível em caso de emergências.
Lembre-se de que o valor não deve ser resgatado, exceto por motivos em que o capital de giro ou a capacidade de pagamento do negócio fiquem comprometidos.
Por exemplo, se um funcionário aciona a justiça do trabalho, questionando o pagamento de horas-extras após sua demissão, e o juiz concede a ele um ganho de causa, a empresa precisa arcar com o valor proposto, todos os encargos trabalhistas e direitos que não foram pagos, honorários advocatícios e o recolhimento de taxas e custas processuais.
Imagine que isso aconteça em um momento em que a empresa está com déficit nas vendas, ou seja, precisa usar o capital de giro para cumprir com todas as suas obrigações e despesas operacionais. Se não há um fundo emergencial, como a empresa pagaria esse custo extraordinário sem onerar seu fluxo de caixa ou pedir um empréstimo?

Faça projeções futuras

O gestor precisa atuar de forma preventiva e, para isso, precisa munir-se de muitos dados históricos para estruturar sua cadeia de suprimentos, disponibilizar itens suficientes para suprir a demanda dos clientes em momentos específicos, já que a venda da empresa não acontece de forma linear, e manter um estoque mínimo de segurança, para eventualidades.
Uma vez conhecida a realidade financeira do negócio e estabelecidas probabilidades pessimistas e otimistas, o gestor pode delinear um cenário mediano para embasar suas decisões, comparar resultados e cumprir as metas estabelecidas.
Assim, todo o ciclo operacional pode ser planejado e o gestor consegue prever quais serão os gastos em cada etapa, desde a aquisição de insumos até a venda, a fim de que os custos e margem de lucro sejam planejados de acordo com esse potencial de retorno.

Estabeleça metas

O método preventivo de trabalho é contrário ao da atuação por metas, mas um não inviabiliza o outro. Enquanto o primeiro permite que sejam criadas ações para reduzir os efeitos da imprevisibilidade, ao estabelecer metas a serem alcançadas todo o setor direciona seus esforços para chegar aos objetivos predeterminados.
Uma boa forma de criar metas, para qualquer objetivo, é o método SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time Bound), ou seja, elas devem ser:

  • específicas: metas que vão de encontro ao objetivo estabelecido para aquela estratégia;
  • mensuráveis: podem ser medidas com facilidade, de preferência que já tenham KPIs (Key Performance Indicators) delimitados para essa análise;
  • realizáveis: nunca devem ser inatingíveis, para não desestimular a continuidade do processo de evolução — cada meta alcançada gera uma nova mais difícil;
  • relevantes: ao serem alcançadas, as metas devem agregar valor para o crescimento da empresa e não apenas vantagens financeiras de curto prazo;
  • temporizáveis: é necessário que seja delimitado um prazo para verificar se a meta pode ser atingida em tempo hábil e não em um prazo muito longo que demande mais esforços — o ideal é que esse período também já seja estabelecido anteriormente.

Invista parte dos lucros

Reinvestir parte do capital para potencializar a lucratividade do negócio é uma estratégia muito acertada. O gestor deve escolher uma forma de investimento segura (de baixo risco) e de alta liquidez.
Existem muitas formas de multiplicar o capital da empresa, mas isso só deve ser feito depois que forem pagos todos os gastos operacionais e custos fixos.

Métodos para fazer um diagnóstico financeiro eficiente

O diagnóstico para embasar as decisões de controle financeiro empresarial também exige algumas rotinas. Confira quais são elas a seguir.

Determine um período para análise

Esse período será o parâmetro para prospectar os dados que embasarão os relatórios para análise, tanto de desempenho quanto das projeções futuras. Para efeito comparativo, o período deve ser igual e em épocas semelhantes (devido às características específicas de cada mês).
Por exemplo, para comparar a performance da equipe de venda de uma loja de roupas, o gestor não pode escolher 30 dias do mês de dezembro e outros 30 dias do mês de agosto. Para analisar a série histórica, o gestor precisará do relatório de vendas de, pelo menos, cinco anos anteriores no mesmo período.

Faça um levantamento abrangente

Antes de realizar o planejamento financeiro e delimitar objetivos de redução de custos ou otimização de performance, é necessário iniciar uma avaliação abrangente, uma espécie de autoconhecimento. Para tal é imprescindível rever relatórios e controles, como DRE, contas a receber, contas a pagar e balanço patrimonial.
O resultado poderá embasar outros planejamentos, como de atendimento aos clientes, aquisição de matérias-primas e insumos ou estratégias de promoções e vendas, já que o gestor poderá decidir como proceder financeiramente em todas as situações.
Uma ferramenta bem interessante para realizar esse diagnóstico é a matriz SWOT:

  • Strengths: as forças compreendem todas as características e diferenciais que já funcionam bem e podem ser potencializados para melhorar os resultados do negócio;
  • Weaknesses: são fraquezas que minam o sucesso do empreendimento, como uma cultura organizacional fraca, altos índices de ociosidade, problemas no controle financeiro empresarial etc.;
  • Opportunities: as oportunidades estão relacionadas ao que a empresa pode conquistar com a implementação de melhorias ou estratégias mais efetivas, como conquistar um mercado inexplorado;
  • Threats: ameaças abrangem elementos externos que podem, em algum momento, dificultar o sucesso das estratégias organizacionais, o surgimento de um novo concorrente direto, por exemplo.

Após delimitar as características de cada fator, o gestor pode direcionar melhor as estratégias para melhorar o desempenho do que for considerado positivo e combater gargalos que atrapalham o sucesso do negócio.

Entenda o cenário das dívidas

Algumas empresas estão em situações mais críticas porque já se encontram com dívidas. Nesse caso, também é preciso fazer um levantamento completo de todo o saldo devedor, acionar cada credor e conversar.
O diálogo é a melhor forma de enfrentar o problema: não adianta fugir das dívidas, pois isso só tende a piorar a situação. Com sinceridade, explique e negocie a melhor forma de pagamento.
Faça uma planilha com o limite de parcelas que a empresa terá condições de cumprir semanalmente ou mensalmente, para não se embaralhar nos compromissos e firmar acordos que não poderão ser cumpridos — isso somente complicará a situação.
Entenda também que o endividamento é comum entre muitas classes de empresários, mas com comprometimento e empenho geral, é possível sair dessa situação sem prejudicar a liquidez da empresa.
Caso o negócio não seja capaz de cumprir com os compromissos atuais e muito menos com as dívidas atrasadas, é melhor buscar ajuda profissional para iniciar uma reestruturação completa.

Uma consultoria especializada pode ajudar na redução de custos

A falta de experiência na gestão de negócios e descontrole financeiro e organizacional podem acarretar sérias consequências para o fluxo de caixa de uma empresa, como o comprometimento do crescimento e o endividamento.
Com ajuda profissional, a empresa consegue realizar todas as etapas de uma reestruturação: análise de contratos, avaliação de necessidades, negociação de contas e dívidas e readequação de processos para reduzir custos e explorar as potencialidades do negócio.
Uma pessoa devidamente qualificada é capaz de enxergar melhor essas questões estratégicas, pois tem conhecimento e experiência em situações semelhantes para apontar quais são as ações mais seguras em cada caso.
Alguns gastos, como custo de manutenção de estoques, regime de tributação inadequada, folha de pagamento onerosa e consumo exagerado de energia elétrica e de telefonia são os que mais impactam na lucratividade de uma empresa.
Uma equipe especializada em gestão de custos poderá promover o controle financeiro empresarial ao identificar exatamente o que pode ser cortado e otimizado em cada uma dessas áreas sem comprometer o desempenho organizacional.
Assim, poderá criar políticas de compras e de contratação de serviços mais eficientes, fazer uma gestão de contratos e melhorar a relação com parceiros de negócio, fornecedores e distribuidores e até reestruturar a tabela de preços, conforme o levantamento dos gastos operacionais.
A função de uma consultoria de negócios será a de garantir, portanto, que a equipe estratégica e financeira se mantenha concentrada em atividades realmente relevantes, que gerem valor para o crescimento da empresa no mercado, enquanto especialistas focam na otimização dos processos.

A tecnologia é um excelente recurso para uma gestão eficiente

Além de uma consultoria especializada, o uso de ferramentas e soluções adequadas pode garantir a efetividade das ações e ajudar a descobrir como identificar uma estratégia corporativa.
São sistemas que permitem a automação dos processos, aumento da capacidade de resposta, geração de dados mais precisos e agilidade nas decisões gerenciais.
Com um software de gestão, um bom exemplo de sistema que deve ser implementado, o fluxo de comunicação se torna mais rápido e abrangente, as informações são disseminadas e compartilhadas entre todos os setores de forma integrada e erros e retrabalho que ocorriam no lançamento manual de dados são eliminados.
As rotinas também se tornam menos burocráticas, uma vez que os processos são automatizados. Existem outras ferramentas que podem ser usadas:

  • leitores de código de barras para otimizar o processo de recebimento e venda de mercadoria;
  • etiquetas RFID (Radio Frequency Identification) que melhoram o controle logístico, principalmente nas fases de armazenamento e despacho;
  • leitores de arquivo XML para lançamento de notas fiscais que integram as rotinas da gestão financeira (contas a pagar e tributação de mercadorias);
  • aplicativos de gestão por dispositivos móveis, para garantir mobilidade para os gestores do negócio;
  • software para conciliação de recebíveis (vendas a partir de cartões de crédito e débito);
  • soluções de gerenciamento de impressões que reduzem o consumo de insumos e papel e efetivam o monitoramento das impressões no ambiente corporativo;
  • dashboards para controle de tarefas (gestão de processos);
  • softwares de bilhetagem, para gestão de telefonia — ajuda no monitoramento das ligações corporativas;
  • ferramentas de coleta, tratamento e armazenamento de dados;
  • TMS (Transport Management System);
  • ferramentas de segurança de dados;
  • CRM (Customer Relationship Management);
  • servidores em nuvem.

Esses são alguns exemplos de soluções que podem ser adotadas para automatizar processos em busca de eficiência organizacional, pois, além de favorecer o controle administrativo, financeiro e operacional, mesmo em longas distâncias, esses sistemas armazenam as informações e geram relatórios automáticos para ajudar na definição de novas estratégias, para garantir resultados cada vez melhores.
O controle financeiro empresarial é impactado diretamente pela capacidade de planejamento dos processos e a busca constante por melhorias. A eficiência total é conquistada com muito trabalho e dedicação, mas principalmente pelo uso adequado dos dados disponíveis para análise, ferramentas de gestão e do apoio de profissionais especializados.
Sem esse controle efetivo do capital da sua empresa, dificilmente será possível manter a lucratividade do negócio e a competitividade diante do mercado, principalmente porque é com organização que se constrói uma empresa de sucesso.
Por isso, antes de entrar pro mundo dos negócios ou para evitar o endividamento, uma situação tão comum entre o empresariado brasileiro, tenha uma visão holística de tudo que pode influenciar na produtividade e na eficiência organizacional:

  • pessoas;
  • produtos;
  • processos.

Esses são os pilares para uma gestão organizacional bem-sucedida. Quando pessoas trabalham satisfeitas, sem índices de ociosidades e com muita produtividade e reconhecimento, ações que prejudicam a lucratividade da empresa (consumo que compromete a gestão de recursos — água, energia, insumos de impressão, telefonia etc.) são reduzidas.
Quando a empresa se preocupa com a qualidade do produto oferecido ou serviço prestado ao mercado, responde adequadamente aos anseios de consumo de seus clientes e busca continuamente a melhoria, se torna comprometida com a satisfação.
A eficiência dos processos torna a empresa mais dinâmica, reduz retrabalho e erros que comprometem os resultados e o tempo para a entrega de soluções.
É perceptível a importância do controle financeiro empresarial nesse contexto da transformação digital, por isso, contar com ajuda profissional e a eficácia da tecnologia é uma questão de sobrevivência.
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